Adjoint exécutif/adjointe exécutive

COLLÈGES ET INSTITUTS CANADA

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Published
le Aug 5, 2019
Lieu
Ottawa, Ontario, Canada
Type d'emploi
Annual Salary
59k - 72k
Heures par semaine
Date de fermeture

Description

COLLÈGES ET INSTITUTS CANADA

DESCRIPTION DE POSTE

 

Identification du poste :

 

Titre :                           Adjoint exécutif/adjointe exécutive

Statut :                         Exclus de l’unité de négociation

Classification : Personnel de programme II

Supervision :               Vice-président, Partenariats internationaux

Division :                     Partenariats internationaux

 

S’IL VOUS PLAÎT SE RÉFÉRER AU NUMÉRO DU CONCOURS : 2019-15

 

Résumé du poste :

Relevant du vice-président, Partenariats internationaux, la personne titulaire de ce poste est chargée de fournir un soutien administratif et de secrétariat efficace et efficient au vice-président. Elle veille à l’administration et à la coordination du flux de travail quotidien associé au bureau du vice-président et aide ce dernier à atteindre ses objectifs.

Dans le cadre de la Division des partenariats internationaux, l’adjoint exécutif/adjointe exécutive se verra confier diverses tâches complexes afin d’appuyer les activités de programme actuelles de la Division; son affectation au soutien administratif des autres membres de l’équipe de gestion de l’Association est aussi possible.

Cette personne peut être affectée au secrétariat de divers comités et devra rédiger et distribuer les ordres du jour et les procès-verbaux, s’assurer que les décisions font l’objet d’un suivi rapide et que les problèmes sont portés à l’attention du vice-président. Une composante inhérente de cette fonction est la collaboration avec le bureau de la présidence pour faciliter la circulation de l’information entre la Division et ce bureau.

La personne titulaire de ce poste fournit du soutien administratif au secrétariat et au bureau de la présidence pour l’élaboration et la coordination de tous les voyages internationaux, réunions, notes de projets internationaux et documents clés.

Elle a accès à des renseignements délicats et doit assurer un degré élevé de confidentialité, d’intégrité et de loyauté. Le poste d’adjoint exécutif/adjointe exécutive est exclu de l’unité de négociation.

Le travail de la personne titulaire de ce poste est supervisé par le vice-président en fonction des objectifs et des plans de travail établis annuellement.

Attentes générales :

  • Accomplir des tâches diverses et complexes de nature sensible et professionnelle.
  • Établir l’ordre de priorité pour plusieurs tâches et demandes simultanées.
  • Interagir efficacement avec le personnel de l’Association, les cadres supérieurs et le personnel administratif des établissements membres, des partenaires et des organismes externes.
  • Faire preuve de tact et de diplomatie.
  • Organiser le travail de façon efficace et efficiente au sein de l’équipe.
  • Faire preuve de souplesse et d’autonomie.
  • Travailler sous pression et avec des échéanciers parfois changeants, en portant une grande attention aux détails.
  • Faire des recommandations efficaces et stratégiques.
  • Dépanner au besoin et fournir des solutions novatrices pour résoudre les problèmes.
  • Être prêt à faire des heures supplémentaires pour assurer la réalisation des tâches.
  • Avoir une bonne compréhension des buts et objectifs de Collèges et instituts Canada, ainsi que de ses programmes et services.
  • Bien connaître le milieu de l’éducation au Canada et comprendre les grands enjeux du développement international.
  • Traiter tout le monde de façon juste et équitable et maintenir des normes éthiques élevées.
  • Exercer ses fonctions conformément au mandat, aux valeurs et au code de déontologie de Collèges et instituts Canada.
  • Être en mesure de voyager au Canada et à l’étranger.

Attentes spécifiquesL’adjoint exécutif/adjointe exécutive :

  • Suggère des mesures qui peuvent aider le vice-président à planifier et à utiliser efficacement son temps et ses ressources.
  • Porte les problèmes à l’attention du vice-président et obtient des propositions et des recommandations du personnel, le cas échéant.
  • Conçoit et maintient des systèmes de communication et d’information pour assurer la diffusion et l’accessibilité de l’information, à la demande du vice-président.
  • Coordonne les communications de la Division internationale destinées aux membres.
  • Aide le vice-président à veiller à la conformité au sein du système de gestion de la qualité du secrétariat en temps voulu.
  • Coordonne les projets de voyage et les arrangements logistiques nationaux et internationaux du vice-président; traite toutes les dépenses et les inscriptions liées aux réunions, aux congrès, etc.; obtient tous les documents de voyage nécessaires, y compris les passeports, visas, billets, réservations d’hôtel, assurances, forfaits de téléphone cellulaire, ordres du jour, documents importants, renseignements sur les projets et les initiatives, gabarits et autres.
  • Coordonne tous les projets de voyage internationaux et assure l’organisation logistique, y compris pour la présidente-directrice générale.
  • Coordonne, surveille et met à jour régulièrement le système de classement de la Division.
  • Contribue à l’efficacité du processus décisionnel de la Division en obtenant de l’information, des documents, en effectuant des recherches dans les dossiers et sur des projets spéciaux, en répondant aux demandes de renseignements et en assurant la liaison avec l’équipe des communications pour obtenir les commentaires nécessaires.
  • Vérifie tous les documents soumis à l’examen du vice-président; examine tout le courrier reçu et rédige la correspondance, les rapports et les déclarations habituels et autres.
  • Assure la liaison avec divers organismes, établissements et organisations gouvernementales, tant à l’échelle nationale qu’internationale, qui peuvent avoir une incidence sur ses domaines de responsabilité ou y contribuer.
  • Aide à la rédaction de documents et prépare des documents de travail sur des questions précises, à la demande du vice-président.
  • Aide à l’organisation du congrès annuel et fournit un soutien logistique aux délégués étrangers, notamment : fournit de l’information pour l’obtention d’un visa canadien, crée des listes de participants et de conférenciers, fournit un soutien pendant la visite de ces derniers au Canada, coordonne les réunions avec le vice-président et les autres personnes clés, sert de lien avec les collèges et, au besoin, fournit une aide pendant la présentation précongrès ou internationale.
  • Aide à préparer et à suivre le budget et les activités, les initiatives de développement international et de marketing (c.-à-d. le programme CanExport – Associations).
  • Aide à préparer les contrats et d’autres documents connexes.
  • Aide à mettre sur pied un programme d’orientation générale pour tous les nouveaux employés.
  • Aide le bureau de la présidence à organiser et à mettre à jour les manuels d’orientation du conseil d’administration et du personnel.
  • Planifie les réunions, prépare les ordres du jour, s’assure que les rapports nécessaires et les autres documents pertinents sont mis à la disposition des membres avant les réunions et prend les dispositions nécessaires pour que des personnes-ressources y assistent sur demande. Enregistre les délibérations et prépare et distribue les procès-verbaux de ces réunions.
  • Coordonne et organise des réunions régulières pour le personnel de la Division. Assure le suivi de toutes les mesures à prendre afin de rappeler les échéances au personnel.
  • Aide le vice-président à veiller à ce que les employés responsables examinent et corrigent les états financiers mensuels de la Division.
  • Communique et travaille efficacement et en collaboration avec les autres membres du personnel, les employés de CICan et les hauts fonctionnaires des organismes gouvernementaux et d’autres organisations.
  • Traduit des documents au besoin.
  • S’acquitte d’autres tâches connexes qui peuvent lui être assignées de temps à autre.

Exigences minimales :

  • Diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire ou l’équivalent et plusieurs années d’expérience dans un environnement multitâches.
  • Compréhension du milieu de l’éducation au Canada, particulièrement en ce qui concerne le système des collèges et instituts.
  • Expérience des processus financiers et comptables, particulièrement en ce qui a trait à la capacité d’examiner et de réviser les budgets.
  • Compétence démontrée dans les domaines de la bureautique et de l’administration.
  • Capacité à travailler sous pression tout en ayant le souci du détail. Doit être en mesure de s’attaquer simultanément à de nombreuses tâches et priorités.
  • Tact, diplomatie et excellentes aptitudes interpersonnelles.
  • Capacité démontrée d’être créatif et innovateur dans la résolution de problèmes.
  • Maîtrise de la gestion de l’information et des processus administratifs.
  • Capacité démontrée de synthétiser les points clés des réunions.
  • Excellentes aptitudes à la communication et capacité manifeste d’interagir avec les cadres supérieurs administratifs d’organismes et d’établissements membres et non membres.
  • Excellentes compétences en recherche et en rédaction de niveau professionnel.
  • Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’écrit qu’à l’oral.
  • Aptitude démontrée à utiliser Microsoft Office et Internet.

Aptitudes ou expérience souhaitables :

  • Connaissance de la gestion axée sur les résultats.
  • Connaissance des enjeux de développement international.
  • Connaissance des logiciels de gestion de la relation client.

 

Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae et une lettre d’accompagnement à Roxanne Cantin, agente principale du personnel, avant 16 h (HNE) le 16 août 2019 à l’adresse : rcantin@collegesinstitutes.ca.

CICan est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’autres arrangements pour poser votre candidature.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées en entrevue.

Mesures d’adaptation raisonnables

Nous ferons tous les efforts raisonnables pour accommoder les candidates et candidats éventuels en fonction de tout motif de discrimination illicite. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation, veuillez en faire la demande dès que possible. Si l’accommodement est lié à un problème de santé, vous pourriez devoir fournir l’avis d’un professionnel de la santé confirmant que vous avez besoin de cet accommodement. Toutes les demandes de mesures d’adaptation seront examinées d’une manière juste et objective afin de nous assurer que les candidates et les candidats sont traités avec respect et dignité.

 

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