Adjointe exécutive/Adjoint exécutif

Collèges et instituts Canada

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Publié
le Apr 27, 2021
Lieu
Ottawa, Canada
Type d'emploi
Catégorie
Annual Salary
61K-75K
Date de fermeture

Description

Résumé des fonctions :

Relevant de la vice-présidente, Partenariats avec le gouvernement et les parties prenantes, vous fournirez du soutien efficace et efficient à l’administration et à la gestion de projets au bureau de la vice-présidente et à la Division en général. Vous veillerez à l’administration et à la coordination des activités quotidiennes du bureau de la vice-présidente et aiderez cette dernière et la Division à atteindre leurs objectifs.

Vous exécuterez en outre diverses tâches complexes en appui aux programmes et aux activités de projets actuelles de la Division.

Vous veillerez à la coordination et au secrétariat de divers comités et groupes de travail; organiserez la logistique, rédigerez et distribuerez les ordres du jour et les procès-verbaux; ferez des suivis rapides aux décisions prises et porterez les problèmes à l’attention de la vice-présidente ou du vice-président. Un élément inhérent à cette fonction est la collaboration avec le bureau de la présidente, le secrétariat du conseil d’administration et les autres divisions pour assurer la circulation efficace et efficiente de l’information.

Vous aurez accès à des renseignements délicats et devrez assurer un degré élevé de confidentialité, d’intégrité et de loyauté. Le poste d’adjointe exécutive/adjoint exécutif est exclu de l’unité de négociation.

Connaissances et compétences

Exigences minimales : 

  • bilingue - maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’écrit qu’à l’oral ;
  • expérience des méthodes financières et comptables, en particulier en ce qui a trait à la capacité d’examiner et de réviser les budgets ;
  • expérience des relations avec les hauts fonctionnaires et les élus ;
  • excellentes compétences et connaissances des systèmes et processus de gestion administrative ;
  • solides compétences en gestion de projet ;
  • capacité à travailler sous pression tout en ayant le souci du détail;
  • bonne connaissance des principes de gestion de l’information et des pratiques exemplaires ;
  • excellentes compétences en recherche et en rédaction de niveau professionnel ;
  • capacité avérée à utiliser la suite Microsoft Office (Teams, Word, Outlook, Excel, Powerpoint, etc.) et les outils CRM.

COMPÉTENCES :

Planification et organisation 

Nous élaborons et suivons des plans en utilisant des procédures logiques pour déterminer les priorités et évaluer les actions, le temps et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs.

  • Déterminer les diverses ressources nécessaires (p. ex., différents types de dépenses, différentes combinaisons de compétences).
  • Dresser des plans de travail réalisables.
  • Établir des plans de rechange ou des stratégies d'atténuation pour faire face aux obstacles.
  • Apporter les modifications aux échéanciers, aux étapes et à l'allocation des ressources.
  • Planifier la réalisation des prochaines étapes.

Pensée analytique 

Nous analysons divers types d’informations et en effectuons la synthèse de manière logique pour comprendre les situations, détailler les défis, déterminer les options et soutenir la prise de décisions éclairées.

  • Analyser des situations et des tâches complexes en les décomposant en leurs éléments constitutifs
  • Évaluer d'autres causes ou façons d'interpréter des informations complexes.
  • Établir des liens entre des situations qui ne sont pas reliées de façon évidente.
  • Anticiper les obstacles en préparant les prochaines étapes.

Souci du détail 

Nous travaillons de manière consciencieuse pour assurer exactitude et rigueur, en accordant une attention particulière à l’information afin d’organiser efficacement les tâches et les projets à réaliser.

  • Vérifier les hypothèses et les informations pour structurer et assurer un travail de qualité
  • Planifier de façon efficace en portant attention aux détails et à la mise en œuvre de processus complet
  • Examiner tous les renseignements ou aspects pertinents d'une situation avant d'agir ou de prendre une décision.

COMPÉTENCES DE BASE :

Souplesse : Nous prospérons dans des environnements complexes qui requièrent de la polyvalence et de l’agilité et nous anticipons et prenons action de façon rapide et avec ingéniosité.

Inspirer les autres : Nous motivons les autres à aspirer pour l’excellence, et s’engager dans la poursuite d’objectifs communs, créant ainsi un sens d’auto-efficacité, de résilience et de persistance chez les autres.

Intégrité : Nous traitons les autres de façon juste et respectueuse et nous promouvons l’intégrité de l’organisation et des relations de confiance avec nos membres et autres parties concernées.

Tâches et responsabilités

Attentes générales : 

  • connaître le système d’éducation postsecondaire canadien, les membres de Collèges et instituts Canada ainsi que la mission, les objectifs, les programmes, les services et la structure du secrétariat de CICan ;
  • organiser efficacement le travail en priorisant les demandes concurrentes ;
  • faire preuve de souplesse et d’autonomie ;
  • être prêt à faire des heures supplémentaires pour assurer la réalisation des tâches ;
  • faire preuve de tact et de diplomatie ;
  • traiter tout le monde de manière juste et équitable et maintenir des normes éthiques élevées ;
  • exercer ses fonctions conformément aux valeurs et au code de déontologie de CICan ;
  • être disponible pour des voyages nationaux.

Attentes particulières : Vous devrez, en tant qu’adjointe exécutive ou adjoint exécutif : 

  • gérer l’emploi du temps de la vice-présidente ou du vice-président afin de maximiser son emploi du temps ;
  • tenir à jour un calendrier des événements, réunions et échéances internes et externes et veiller à ce que les exigences qui y sont associées soient portées à l’attention de la vice-présidente ou du viceprésident et de son équipe de direction ;
  • planifier, coordonner et soutenir une grande variété d’événements, d’ateliers et de réunions, qui s’étalent sur un ou plusieurs jours, avec le personnel interne et des intervenants externes ;
  • préparer la documentation des réunions, faire des recherches et recueillir des informations qui permettent d’atteindre les objectifs ;
  • prendre des notes lors des réunions, rédiger les procès-verbaux et maintenir un système permettant d’assurer les points nécessitant un suivi ;
  • établir et entretenir un réseau de relations collaboratives internes et externes pour soutenir efficacement les activités de la Division ;
  • communiquer au nom de la vice-présidente ou du vice-président avec les hauts fonctionnaires du gouvernement, les établissements membres, les partenaires et les organismes externes ;
  • analyser des documents écrits complexes afin de formuler des recommandations concernant l’établissement des priorités et les mesures à prendre ;
  • revoir et mettre en forme les documents écrits préparés par d’autres pour garantir leur exactitude, leur exhaustivité et leur aspect professionnel ;
  • aider la vice-présidente ou le vice-président à assumer ses responsabilités en matière de planification du fonctionnement de la Division, de gestion de projets, de finances, de ressources humaines et d’activités contractuelles (y compris les normes ISO) ;
  • maintenir les liens avec le bureau de la présidente et d’autres cadres supérieurs pour garantir la transmission efficace des documents au conseil d’administration et aux comités de gestion et le suivi rapide des mesures à prendre ;
  • concevoir et maintenir des systèmes pour assurer la disponibilité et l’accès aux fonds d’information de la Division ;
  • coordonner l’organisation des voyages; traiter les demandes de remboursement de frais et les inscriptions relatives aux réunions, congrès, etc. ;
  • coordonner et organiser des réunions régulières pour le personnel de la Division;
  • gérer les contacts des projets par le biais du système de gestion des relations avec la clientèle de CICan ;
  • contribuer au processus ISO d’assurance qualité de CICan pour l’examen interne et la signature des documents officiels ;
  • aider la vice-présidente ou le vice-président à veiller à ce que les employés responsables examinent et corrigent les états financiers mensuels de la Division ;
  • s’acquitter d’autres tâches connexes pouvant lui être confiées de temps à autre.

Éducation

Diplôme d’un établissement d’enseignement supérieur ou l’équivalent et au moins cinq ans d’expérience en gestion et planification d’événements.

Comment candidater

Comment postuler : 

Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae et une lettre d’accompagnement avant le 13 mai, 2021.

CICan est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif. N’hésitez pas à contacter 613-842-5827 si vous avez besoin de mesures d’adaptation particulières pour poser votre candidature.

CICan fournit des mesures d’adaptation durant toutes les étapes du processus d’embauche, sur demande, aux candidats handicapés. Si vous êtes contacté pour procéder au processus de sélection, veuillez nous informer de vos besoins.

Les employés internes à temps-plein tel que défini par la convention collective auront priorités. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et sachez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats sélectionnés.

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