Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative, Partenariats internationaux

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Description

Titre : Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative  

Statut de l’emploi : Temps plein  

Classification : PS I  

Supervision : Gestionnaire des opérations, Caraïbes et Afrique anglophone   

Division : Partenariats internationaux  

Responsabilités  

Relevant du gestionnaire des opérations, la coordonnatrice administrative ou le coordonnateur administratif est chargé de fournir un soutien administratif efficace et efficient au gestionnaire et un soutien aux projets au personnel, notamment en gérant et en rassemblant des informations, en effectuant des recherches selon les besoins, en assurant la maintenance des systèmes administratifs, d’information et de suivi, et en rédigeant et en révisant les communications et les documents clés du programme. Le ou la titulaire du poste contribue à la création, à la planification et à la réalisation de multiples projets, activités de projet et initiatives de développement commercial, y compris la préparation de contrats, de documents financiers, de plans de travail, de budgets, d’études, de rapports et mémoires, de diagrammes/tableaux/graphiques et de présentations, et la coordination du travail quotidien. L’organisation des voyages et autres documents connexes pour le gestionnaire des opérations et son personnel, les consultants, les participants aux projets et les collèges est un aspect essentiel de ce poste.     

Ce poste est basé à Ottawa, et le ou la titulaire soutiendra les projets actuels et futurs au sein de l’unité des Partenariats internationaux, notamment le Programme d’autonomisation par les compétences. Financé par Affaires mondiales Canada, ce programme facilite la participation de collèges et instituts canadiens à des activités d’éducation, de renforcement des capacités et d’amélioration de l’accès à l’éducation, à l’emploi et à l’entrepreneuriat pour les femmes/hommes et les jeunes filles et garçons adolescents, en favorisant le développement et le renforcement des capacités locales en Tanzanie.    

Le travail de la personne titulaire de ce poste sera supervisé par le gestionnaire des opérations, Caraïbes et Afrique anglophone, en fonction des objectifs et des plans de travail établis annuellement.  

Le coordinateur administratif ou la coordonnatrice administrative devra :  

  • fournir du soutien administratif au personnel affecté aux projets;  
  • aider le gestionnaire des opérations, l’agent principal de programme et l’agent de programme à organiser réunions, ateliers et conférences, ce qui comprend, entre autres, les préparatifs de voyage, les itinéraires, les ordres du jour, les comptes rendus et les rapports;  
  • fournir du soutien administratif pour la préparation et la rédaction de rapports, d’études, de correspondance, de contrats et d’autres documents;  
  • aider à la mise en forme des plans de travail annuels, des budgets, des rapports, des documents de base (modèle logique, cadre de mesure du rendement et registre des risques), des manuels, du matériel d’atelier et d’autres documents, au besoin;  
  • relire les documents écrits afin de garantir la qualité et l’exactitude de l’anglais;  
  • créer une base de données de listes de contacts pour les différents projets, créer et gérer des fichiers administratifs SharePoint et MS Teams, et extraire des données pour créer des rapports;   
  • aider à la préparation des documents liés au traitement financier – budgets, bilans, réclamations et rapports financiers;  
  • fournir du soutien graphique et technique à la préparation des documents;  
  • aider à la préparation des projets et à la mise en forme des contrats;  
  • aider à la mise en forme et à la mise à jour des manuels d’exploitation et des gabarits liés au projet; 
  • aider à la numérisation, à l’impression et à l’envoi par la poste ou messagerie de documents, à l’emballage et à la préparation du matériel de mission, etc., depuis le bureau de CICan à Ottawa;  
  • s’acquitter d’autres tâches connexes pouvant lui être confiées de temps à autre.  

Exigences minimales  

Études et expérience  

  • Diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire ou combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente;  
  • Expérience en gestion de projets et/ou en gestion d’événements; 
  • Au moins deux ans d’expérience professionnelle en gestion de bases de données et recherche sur Internet;  
  • Capacité de rédaction de niveau professionnel. 

Qualifications  

  • Maîtrise des tâches administratives;  
  • Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et en communications;  
  • Connaissance des processus financiers et comptables;  
  • Maîtrise de l’anglais écrit et parlé;  
  • Capacité démontrée d’utiliser la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel et 
  • Powerpoint au niveau intermédiaire; 
  • Pouvoir travailler avec un minimum de supervision; 
  • Capacité de travailler efficacement dans un environnement multi-équipes.  
Atouts souhaitables  
  • Connaissance du réseau collégial canadien;  
  • Bonne connaissance des médias sociaux et du développement de contenu web;  
  • Connaissances en bureautique; 
  • Expérience de travail internationale; 
  • Maîtrise du français écrit et parlé;   
  • Connaissance de la gestion axée sur les résultats. 

Compétences

Planification et organisation: Nous élaborons et suivons des plans en utilisant des procédures logiques pour déterminer les priorités et évaluer les actions, le temps et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs. 

Pensée analytique: Nous analysons divers types d’informations et en effectuons la synthèse de manière logique pour comprendre les situations, détailler les défis, déterminer les options et soutenir la prise de décisions éclairées. 

Souci du détail: Nous travaillons de manière consciencieuse pour assurer exactitude et rigueur, en accordant une attention particulière à l’information afin d’organiser efficacement les tâches et les projets à réaliser. 

Comment postuler : 

Toute personne intéressée doit nous faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae au plus tard le 3 décembre 2021.   

CICan est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif. Il reconnaît le fait que les équipes diversifiées sont à l’origine de solutions, d’idées et de perspectives uniques. Par conséquent, il accueille favorablement les femmes, les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et de couleur ainsi que les personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre et les encourage à poser leur candidature.  

N’hésitez pas à nous appeler au 613-746-2222 poste 5827, si vous avez besoin d’accommodements particuliers pour poser votre candidature.  

Sur demande, CICan offre des mesures d’adaptation tout au long du processus d’embauche aux personnes handicapées qui postulent. Toute personne contactée dans le cadre du processus de sélection qui aurait besoin de mesures d’adaptation est priée de communiquer avec nous.   

La priorité sera accordée en priorité aux candidates ou candidats internes à plein temps, tels que définis par la convention collective. Nous vous remercions d’avoir posé votre candidature; nous ne contacterons toutefois que les personnes retenues pour une entrevue. 

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