Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative

Collèges et instituts Canada

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Published
February 10, 2020
Location
Ottawa, Ontario, Canada
Job Type

Description

Titre : Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative
Statut de l’emploi : Temps Plein
Classification : PS I
Supervision : Gestionnaire des opérations, Caraïbes et Afrique anglophone (YAW–K–TVET)
Division : Partenariats internationaux
Échelle salariale : 50 961 $ à 62 370 $
Date d’affichage : 10 février 2020
Date de clôture : 21 février 2020
Numéro de concours : 2020-14

À propos de Collèges et instituts Canada (CICan)
Avec ses bureaux au cœur de la capitale nationale, Collèges et instituts Canada (CICan) est la voix des collèges, instituts et cégeps du Canada, et un chef de file international en éducation pour l’emploi dans plus de 25 pays. Ses membres contribuent à une croissance économique qui profite à tous grâce aux 190 milliards de dollars qu’ils génèrent chaque année et au travail qu’ils mènent avec leurs multiples partenaires privés et communautaires pour offrir plus de 10 000 programmes de formation à des étudiants de milieu urbain, rural, éloigné ou nordique.

CICan est un organisme novateur, ouvert et entrepreneurial du secteur de l’éducation qui valorise la diversité, la responsabilité et la transparence, et qui soutient le développement continu du réseau de collèges et d’instituts du pays et de son personnel.

Responsabilités
Relevant du gestionnaire des opérations, le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative est responsable de fournir du soutien administratif efficace et efficient au gestionnaire des opérations, aux conseillers techniques principaux (CTP) et à tout autre membre du personnel de soutien lié à un projet au Canada et à l’étranger. Le ou la titulaire de ce poste soutient principalement le gestionnaire des opérations, l’agent principal de programme, Finances et les agents financiers des bureaux régionaux pour ce qui est des processus financiers liés aux programmes qui lui sont assignés (budgets, examen des rapports financiers, dépenses des bureaux régionaux, etc.).

Le travail de la personne titulaire de ce poste sera supervisé par le gestionnaire des opérations en fonction des objectifs et des plans de travail établis annuellement. Le ou la titulaire travaillera en étroite collaboration avec l’agent de programme principal, Finances et les agents financiers des bureaux régionaux.

Le coordinateur administratif ou la coordonnatrice administrative devra :
• Fournir du soutien administratif pour la préparation et la rédaction des rapports financiers, de la correspondance, des contrats et d’autres documents;
• Fournir du soutien à l’organisation de réunions, d’ateliers et de congrès, notamment pour régler les fournisseurs, les factures et les notes de frais;
• Aider à la préparation de rapports financiers et narratifs pour approbation finale par les Finances et le gestionnaire des opérations;
• Aider à la préparation et à la vérification des rapports de dépenses;
• Concilier les avances de fonds;
• Fournir de l’aide pour les éléments financiers des contrats des fournisseurs et des collèges;
• Avec les Services des finances, résoudre les défis/problèmes/écarts concernant les problèmes financiers liés aux programmes assignés;
• Faire la mise à jour mensuelle des dossiers pour fournir des réponses précises aux requêtes financières des bailleurs de fonds;
• Contribuer à la préparation de tableaux de données financières pour les bureaux régionaux;
• Préparer les paiements pour les allocations du personnel à l’étranger et d’autres types de paiements;
• Aider à la préparation des documents liés au traitement financier – budgets, bilans, réclamations et rapports financiers;
• Fournir du soutien graphique et technique à la préparation des documents;
• Conceptualiser les formats de rapport et compiler les données d’évaluation pour la sélection des projets;
• Répondre aux demandes de renseignements des établissements membres et des agences externes ou les transférer aux membres du personnel concernés, et envoyer les renseignements nécessaires;
• S’acquitter d’autres tâches connexes pouvant lui être confiées de temps à autre.

Exigences minimales
Études et expérience
• Diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire ou combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente;
• Minimum de 2 ans d’expérience en soutien financier, notamment en préparation de demandes et de rapports financiers pour les programmes, les budgets et les rapprochements;
• Expérience avérée des processus financiers et méthodes comptables;
• Expérience en gestion de bases de données;

Qualifications
• Maîtrise des tâches administratives;
• Bonnes compétences organisationnelles, interpersonnelles et en communications;
• Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Connaissances en bureautique;
• Aptitudes manifestes à utiliser la suite Microsoft Office (Excel au niveau intermédiaire).

Compétences de base
Souplesse : Nous prospérons dans des environnements complexes qui requièrent de la polyvalence et de l’agilité et nous anticipons et prenons action de façon rapide et avec ingéniosité.

Inspirer les Autres : Nous motivons les autres à aspirer pour l’excellence, et s’engager dans la poursuite d’objectifs communs, créant ainsi un sens d’auto-efficacité, de résilience et de persistance chez les autres.

Intégrité : Nous traitons les autres de façon juste et respectueuse et nous promouvons l’intégrité de l’organisation et des relations de confiance avec nos membres et autres parties concernées.

Atouts souhaitables
• Connaissance du réseau collégial canadien;
• Expérience de travail internationale.

Les avantages
• Régime d’assurances avantageux
• REER collectif
• Milieu de travail stimulant avec horaires flexibles
• 4 semaines de vacances
• Congés payés pendant le temps des Fêtes
• Horaire d’été
• Nombreux congés payés (congés de maladie, rendez-vous médicaux/dentaires, congés de maladie familiaux)
• Perfectionnement professionnel
• Abonnement à tarif réduit à un centre d’entraînement

Comment postuler
Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae et une lettre d’accompagnement à Kim Royer, gestionnaire en ressources humaines, avant 16 h le 21 février 2020 à l’adresse : kroyer@collegesinstitutes.ca.

CICan est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’arrangements particuliers pour poser votre candidature.

Sur demande, CICan offre des mesures d’adaptation tout au long du processus d’embauche aux personnes handicapées qui postulent. Toute personne contactée dans le cadre du processus de sélection qui aurait besoin de mesures d’adaptation est priée de communiquer avec moi.

Merci à toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous ne contacterons toutefois que les personnes retenues pour une entrevue.

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